กลยุทธ์การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

ในแต่ละวันของคนเรามี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Time Management) ได้สูงสุดนั้นต่างกัน ขึ้นอยู่กับทักษะการบริหารเวลาของแต่ละบุคคล และไม่ได้หมายความว่าทำงานได้มาก แต่การบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ การได้ทำสิ่งสำคัญได้ครบตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ในวันนั้น ๆ โดยอาจมุ่งเป้าไล่ตามลำดับความสำคัญ และสามารถทำได้ครบถ้วนตามที่ตั้งไว้ทุกประการ โดยไม่รบกวนเวลาชีวิตในด้านอื่น ๆ แต่สามารถที่จะจัดการระเบียบชีวิตเพื่อสร้าง Worf Life Balance ได้อย่างเหมาะสม ไม่สร้างความเครียดหรือเพิ่มแรงกดดันให้กับชีวิต แต่จะทำอย่างไรที่จะช่วยบริหารจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้น เราได้รวมเทคนิคการพัฒนาตนเอง การบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตมีความสมดุลและมีความสุขในชีวิตมากขึ้น โดยสามารถทำตามได้ไม่ยากไว้ในบทความนี้แล้ว 

เทคนิคการบริหารเวลา (Time Management) 

จำแนกงานด้วย Eisenhower Matrix 

ทฤษฎีการบริหารเวลา Eisenhower Matrix (ไอเซนฮาวร์ แมทริกส์) จากประธานาธิบดีอเมริกาคนที่ 34 Dwight D. Eisenhower โดยเขาได้ใช้ในการจัดการกับภารกิจต่าง ๆ ขณะที่ดำรงตำแหน่ง ซึ่งมีภารกิจมากมายที่จะต้องทำ แต่เขาได้นำมาจำแนกงานด้วยการโฟกัสที่ความสำคัญของแต่ละภารกิจ ไล่เรียงจากสิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนและงานที่สำคัญก่อน โดยไล่เรียงลำดับลงไปเรื่อย ๆ จนถึงสิ่งที่สำคัญน้อยที่สุด และงานที่ไม่สำคัญในท้ายสุด 

งานสำคัญคืออะไร 

งานสำคัญ คือ งานที่ทำแล้วมีผลต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือผลสำเร็จที่มีความเชื่อมโยงในระยะยาว หรือมีผลต่อภาพรวมทั้งหมด 

งานเร่งด่วนคืออะไร 

งานเร่งด่วน คือ งานที่ต้องทำในขณะนั้นทันที ซึ่งอาจเป็นงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกระทันหันโดยไม่คาดคิด หรือวางแผนมาก่อนล่วงหน้า 

โดยสามารถแบ่งทฤษฎีการบริหารเวลาแบบ Eisenhower Matrix ได้ดังนี้ 

1. งานสำคัญและเร่งด่วน คือ งานที่จะต้องรีบก่อน และควรทำให้งานออกมาดีที่สุด เช่น การเตรียมสไลด์ที่จะใช้ประชุม การสรุปแผนงานที่จะใช้ประชุม เป็นต้น 
2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คือ งานสำคัญที่ต้องใช้เวลาทำ แต่ยังไม่มีกำหนดส่ง หรือยังพอมีเวลามากพอในการวางแผนจัดสรรที่จะทำ เช่น การวางแผนในการประชุมในอีก 6 เดือนข้างหน้า การออกกำลังกาย การใช้เวลากับครอบครัว เป็นต้น ซึ่งแม้ว่าจะไม่เร่งด่วน แต่ควรจัดสรรไว้แต่เนิ่น ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้กลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนตามมาเมื่อจวนตัว 
3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน คือ งานที่ควรให้เวลารองจากงานใน 2 ข้อแรก ซึ่งอาจเป็นงานที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ หรืออาจลดทอนงานส่วนนี้ให้ลดลง เช่น การตอบอีเมลล์ การชำระค่าหนี้บัตรต่าง ๆ การจองบัตรโดยสารสำหรับการเดินทางท่องเที่ยว เป็นต้น 
4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คือ งานที่ไม่ต้องไปให้ความสนใจ ไม่จำเป็นต้องทำ หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น การดูหนัง ฟังเพลง การเล่นอินเตอร์เน็ต การเล่นเกมส์ เป็นต้น 

ทริคนี้สามารถทำได้โดยการเขียนงานทั้งหมดที่มี แล้วจัดใส่ตารางการบริหารเวลา Eisenhower Matrix เพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดการกับกิจกรรมทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม 

จดรายการที่จะทำในแต่ละวัน 

หลักการเบื้องต้นในการบริหารเวลา คือ การเขียนรายการงานที่จะทำไว้ล่วงหน้า หรือเริ่มจดในเช้าของวันนั้น ๆ พร้อมกับจัดเรียงลำดับความสำคัญของงาน และจัดสรรเวลาให้กับงานสำคัญที่สุดก่อนในช่วงแรกของวัน เพราะเป็นช่วงเวลาที่สมองมีพลังและมีสมาธิในการจดจ่อกับงานมากที่สุด 

กำหนดเวลาสำหรับการเช็คอีเมลล์ 

อาจจะกำหนดเวลาในการเช็คและตอบอีเมลล์สำคัญและเร่งด่วนมาก ๆ ทุก 2-3 ชั่วโมง และจัดสรรเวลาสำหรับอีเมลล์ที่ไม่เร่งด่วนในช่วงถัดไป  

พิจารณางานแทรก (งานหรือปัญหาด่วนที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า) 

เพราะบางครั้งอาจมีงานหรือปัญหาเกิดขึ้นกระทันหันได้ จึงต้องเผื่อเวลาไว้สำหรับการพิจารณางานที่แทรกเข้ามาว่าด่วนจริงไหม สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ หรือสามารถรอได้ไหม และหากจำเป็นต้องทำแทรกก่อนงานอื่น ๆ จะได้ไม่ไปเบียดงานสำคัญที่ตั้งเป้าไว้แต่แรกมากเกินไป จนทำให้งานอื่นไม่สำเร็จไปด้วย 

จัดสรรเวลาพักช่วงระหว่างวัน 

เมื่อทำงานสำคัญเสร็จสิ้น ควรแบ่งช่วงเวลาให้ร่างกายและสมองได้พักอย่างน้อย 10-15 นาที เพื่อให้เป็นการพักสมองและสายตาได้ผ่อนคลาย และฟื้นตัวเพื่อพร้อมในการทำงานชิ้นต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ  

จัดสรรเวลาสำหรับพักผ่อนและการออกกำลังกาย 

ร่างกายและสมองของเราทุกคนต้องการได้รับการดูแลและพักผ่อน เพื่อลดความตึงเครียดที่ได้รับมาตลอดวัน และเป็นการชาร์จพลังงานสำหรับงานรอบต่อไป ดังนั้นควรจัดสรรเวลาเพื่อการพักผ่อนให้ร่างกายและสมองได้ฟื้นตัวด้วยการนอนหลับให้เพียงพอ เพื่อให้สมองและร่างกายได้พักฟื้นอย่างเต็มที่ และ การออกกำลังกายจะช่วยให้เลือดสูบฉีดได้ทั่วร่างกาย ช่วยกระตุ้นสมองได้ดี ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วน แต่ไม่ควรละเลย หากไม่ต้องการให้ร่างกายทรุดโทรมเร็วหรือป่วยง่ายจากการหักโหมงานมากเกินไป และอาจจะกลายเป็นสิ่งสำคัญและเร่งด่วนในอนาคตแทน (ป่วยหนักต้องรักษาตัวด่วน) 

ประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้น 

หมั่นจดตารางกิจกรรมที่ต้องทำเพื่อการบริหารเวลาในแต่ละวัน และเพื่อประเมินแล้วนำมาปรับปรุงสำหรับใช้ในการพัฒนากลยุทธ์การบริหารเวลา จะได้มีเวลาสำหรับงานที่สำคัญได้เพิ่มขึ้น และยังช่วยลดเวลากับสิ่งไม่สำคัญหรือไม่จำเป็นได้อีกด้วย