กลยุทธ์การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

Total
0
Shares

ในแต่ละวันของคนเรามี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Time Management) ได้สูงสุดนั้นต่างกัน ขึ้นอยู่กับทักษะการบริหารเวลาของแต่ละบุคคล และไม่ได้หมายความว่าทำงานได้มาก แต่การบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ การได้ทำสิ่งสำคัญได้ครบตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ในวันนั้น ๆ โดยอาจมุ่งเป้าไล่ตามลำดับความสำคัญ และสามารถทำได้ครบถ้วนตามที่ตั้งไว้ทุกประการ โดยไม่รบกวนเวลาชีวิตในด้านอื่น ๆ แต่สามารถที่จะจัดการระเบียบชีวิตเพื่อสร้าง Worf Life Balance ได้อย่างเหมาะสม ไม่สร้างความเครียดหรือเพิ่มแรงกดดันให้กับชีวิต แต่จะทำอย่างไรที่จะช่วยบริหารจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้น เราได้รวมเทคนิคการพัฒนาตนเอง การบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตมีความสมดุลและมีความสุขในชีวิตมากขึ้น โดยสามารถทำตามได้ไม่ยากไว้ในบทความนี้แล้ว 

เทคนิคการบริหารเวลา (Time Management) 

จำแนกงานด้วย Eisenhower Matrix 

Eisenhower Matrix

ทฤษฎีการบริหารเวลา Eisenhower Matrix (ไอเซนฮาวร์ แมทริกส์) จากประธานาธิบดีอเมริกาคนที่ 34 Dwight D. Eisenhower โดยเขาได้ใช้ในการจัดการกับภารกิจต่าง ๆ ขณะที่ดำรงตำแหน่ง ซึ่งมีภารกิจมากมายที่จะต้องทำ แต่เขาได้นำมาจำแนกงานด้วยการโฟกัสที่ความสำคัญของแต่ละภารกิจ ไล่เรียงจากสิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนและงานที่สำคัญก่อน โดยไล่เรียงลำดับลงไปเรื่อย ๆ จนถึงสิ่งที่สำคัญน้อยที่สุด และงานที่ไม่สำคัญในท้ายสุด 

งานสำคัญคืออะไร 

งานสำคัญ คือ งานที่ทำแล้วมีผลต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือผลสำเร็จที่มีความเชื่อมโยงในระยะยาว หรือมีผลต่อภาพรวมทั้งหมด 

งานเร่งด่วนคืออะไร 

Time Management

งานเร่งด่วน คือ งานที่ต้องทำในขณะนั้นทันที ซึ่งอาจเป็นงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกระทันหันโดยไม่คาดคิด หรือวางแผนมาก่อนล่วงหน้า 

โดยสามารถแบ่งทฤษฎีการบริหารเวลาแบบ Eisenhower Matrix ได้ดังนี้ 

  1. งานสำคัญและเร่งด่วน คือ งานที่จะต้องรีบก่อน และควรทำให้งานออกมาดีที่สุด เช่น การเตรียมสไลด์ที่จะใช้ประชุม การสรุปแผนงานที่จะใช้ประชุม เป็นต้น 
  2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คือ งานสำคัญที่ต้องใช้เวลาทำ แต่ยังไม่มีกำหนดส่ง หรือยังพอมีเวลามากพอในการวางแผนจัดสรรที่จะทำ เช่น การวางแผนในการประชุมในอีก 6 เดือนข้างหน้า การออกกำลังกาย การใช้เวลากับครอบครัว เป็นต้น ซึ่งแม้ว่าจะไม่เร่งด่วน แต่ควรจัดสรรไว้แต่เนิ่น ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้กลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนตามมาเมื่อจวนตัว 
  3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน คือ งานที่ควรให้เวลารองจากงานใน 2 ข้อแรก ซึ่งอาจเป็นงานที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ หรืออาจลดทอนงานส่วนนี้ให้ลดลง เช่น การตอบอีเมลล์ การชำระค่าหนี้บัตรต่าง ๆ การจองบัตรโดยสารสำหรับการเดินทางท่องเที่ยว เป็นต้น 
  4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คือ งานที่ไม่ต้องไปให้ความสนใจ ไม่จำเป็นต้องทำ หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น การดูหนัง ฟังเพลง การเล่นอินเตอร์เน็ต การเล่นเกมส์ เป็นต้น 

ทริคนี้สามารถทำได้โดยการเขียนงานทั้งหมดที่มี แล้วจัดใส่ตารางการบริหารเวลา Eisenhower Matrix เพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดการกับกิจกรรมทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม 

จดรายการที่จะทำในแต่ละวัน 

จดรายการที่จะทำในแต่ละวัน

หลักการเบื้องต้นในการบริหารเวลา คือ การเขียนรายการงานที่จะทำไว้ล่วงหน้า หรือเริ่มจดในเช้าของวันนั้น ๆ พร้อมกับจัดเรียงลำดับความสำคัญของงาน และจัดสรรเวลาให้กับงานสำคัญที่สุดก่อนในช่วงแรกของวัน เพราะเป็นช่วงเวลาที่สมองมีพลังและมีสมาธิในการจดจ่อกับงานมากที่สุด 

กำหนดเวลาสำหรับการเช็คอีเมลล์ 

อาจจะกำหนดเวลาในการเช็คและตอบอีเมลล์สำคัญและเร่งด่วนมาก ๆ ทุก 2-3 ชั่วโมง และจัดสรรเวลาสำหรับอีเมลล์ที่ไม่เร่งด่วนในช่วงถัดไป  

พิจารณางานแทรก (งานหรือปัญหาด่วนที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า) 

เพราะบางครั้งอาจมีงานหรือปัญหาเกิดขึ้นกระทันหันได้ จึงต้องเผื่อเวลาไว้สำหรับการพิจารณางานที่แทรกเข้ามาว่าด่วนจริงไหม สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ หรือสามารถรอได้ไหม และหากจำเป็นต้องทำแทรกก่อนงานอื่น ๆ จะได้ไม่ไปเบียดงานสำคัญที่ตั้งเป้าไว้แต่แรกมากเกินไป จนทำให้งานอื่นไม่สำเร็จไปด้วย 

จัดสรรเวลาพักช่วงระหว่างวัน 

จัดสรรเวลาพักช่วงระหว่างวัน

เมื่อทำงานสำคัญเสร็จสิ้น ควรแบ่งช่วงเวลาให้ร่างกายและสมองได้พักอย่างน้อย 10-15 นาที เพื่อให้เป็นการพักสมองและสายตาได้ผ่อนคลาย และฟื้นตัวเพื่อพร้อมในการทำงานชิ้นต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ  

จัดสรรเวลาสำหรับพักผ่อนและการออกกำลังกาย 

ร่างกายและสมองของเราทุกคนต้องการได้รับการดูแลและพักผ่อน เพื่อลดความตึงเครียดที่ได้รับมาตลอดวัน และเป็นการชาร์จพลังงานสำหรับงานรอบต่อไป ดังนั้นควรจัดสรรเวลาเพื่อการพักผ่อนให้ร่างกายและสมองได้ฟื้นตัวด้วยการนอนหลับให้เพียงพอ เพื่อให้สมองและร่างกายได้พักฟื้นอย่างเต็มที่ และ การออกกำลังกายจะช่วยให้เลือดสูบฉีดได้ทั่วร่างกาย ช่วยกระตุ้นสมองได้ดี ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วน แต่ไม่ควรละเลย หากไม่ต้องการให้ร่างกายทรุดโทรมเร็วหรือป่วยง่ายจากการหักโหมงานมากเกินไป และอาจจะกลายเป็นสิ่งสำคัญและเร่งด่วนในอนาคตแทน (ป่วยหนักต้องรักษาตัวด่วน) 

ประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้น 

หมั่นจดตารางกิจกรรมที่ต้องทำเพื่อการบริหารเวลาในแต่ละวัน และเพื่อประเมินแล้วนำมาปรับปรุงสำหรับใช้ในการพัฒนากลยุทธ์การบริหารเวลา จะได้มีเวลาสำหรับงานที่สำคัญได้เพิ่มขึ้น และยังช่วยลดเวลากับสิ่งไม่สำคัญหรือไม่จำเป็นได้อีกด้วย

You May Also Like

จะเกิดอะไรขึ้น ถ้างดน้ำตาล 14 วัน

โดยปกติร่างกายต้องการน้ำตาลเพียง 24 กรัม / วัน เท่านั้น หรือประมาณ 4-6 ช้อนชา (เทียบเท่าน้ำผลไม้ประมาณ 200 มิลลิลิตร) แต่ถ้าได้รับปริมาณที่มากไป จะส่งผลต่อสุขภาพในระยะยาว เกิดภาวะระดับน้ำตาลในเลือดสูง และประสิทธิภาพในการผลิตฮอร์โมนอินซูลินลดลง น้ำตาลแบ่งได้เป็น 2 ประเภท  น้ำตาลธรรมชาติ ที่ได้จากผัก ผลไม้ต่างๆ (ฟรุกโตส) และน้ำตาลในนม (แล็กโทส) น้ำตาลสังเคราะห์ หรือน้ำตาลที่ปรุงแต่ง เช่น ขนมหวาน น้ำอัดลม…
View Post

ภูเขาไฟในไทยจะมีโอกาสปะทุซ้ำหรือไม่ 

จากการเกิดภัยธรรมชาติภูเขาไฟระเบิดของภูเขาไฟตองกา เมื่อวันที่ 15 มกราคม 2565 ส่งผลให้เกิดควันภูเขาไฟและเถ้าถ่านที่เป็นมลพิษทางอากาศ พุ่งขึ้นสู่ท้องฟ้าไปไกลได้ถึงประมาณ 20 กิโลเมตร และเกิดคลื่นสึนามิสูงถึง 15 เมตร ซัดเข้าชายฝั่งของเกาะแมงโก้ ทำให้หมู่บ้านแห่งหนึ่งบนเกาะหายไปแทบทั้งหมู่บ้าน เหตุภูเขาไฟระเบิดผลกระทบที่เกิดขึ้นรุนแรงจนทั้งเกาะถูกตัดขาดจากโลกภายนอกไปช่วงระยะหนึ่ง และอีกหลายประเทศที่ชายฝั่งติดมหาสมุทรแปซิฟิกได้รับความเสียหายรุนแรงจากภูเขาไฟปะทุลูกนี้ แม้ว่าประเทศไทยไม่ได้รับผลกระทบ เพราะจุดภูเขาไฟใต้ทะเลระเบิดอยู่ห่างจากชายฝั่งของไทยไปประมาณ 9,500 กิโลเมตร แต่ก็ต้องมีการจับตามองและเฝ้าระวัง เพื่อป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นให้น้อยที่สุด  ข่าวการเกิดภูเขาไฟหลายแห่งที่ยังคุกรุ่นอยู่นั้น ส่วนใหญ่จะเป็นภูเขาไฟที่ตั้งอยู่บนเทือกเขารอบมหาสมุทรแปซิฟิก หรือ “วงแหวนแห่งไฟ” ที่หลายๆคนรู้จักกันดี ซึ่งมากกว่าร้อยละ 75% ของภูเขาไฟทั้งหมดบนโลก…
View Post

มีเงินใช้ไม่ขัดสนด้วยวิธีการเก็บเงินตามทฤษฎี 6 Jars

Six Jars Money Management หรือการเก็บเงิน 6 กระปุก เป็นวิธีจัดการการเงิน แบ่งออกเป็น 6 ส่วน โดยการบริหารเงิน คือ การวางแผนการจัดระเบียบ และควบคุมระบบการเงิน ให้ตรงกับกิจกรรมในแต่ละส่วน เช่น กลุ่มเงินสำหรับการลงทุน กลุ่มเงินสำหรับค่าใช้จ่าย กลุ่มเงินสำหรับเก็บออม เป็นต้น ซึ่ง 6 Jars System เป็นหนึ่งในการบริหารเงินเก็บที่คิดค้นโดย T. Harv Eker นักคิดด้านการเงินการลงทุน…
View Post

ศีล 8 หรือ อุโบสถศีล

ศีล แปลว่า “ปกติ” การรักษาศีลจึงเป็นการรักษากาย วาจา ใจ ให้เป็นปกติ ดังนันศีล 8 จึงเป็นการดำรงตนให้เป็นปกติด้วยการงดเว้นจากการทำบาปและข้อที่เป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติธรรมขั้นสูงไปจนถึงการเข้าสู่นิพพาน    ศีล 8 ภาษาอังกฤษคือ 8 precepts ซึ่งต้องยอมรับว่า ปัจจุบันไม่เพียงแต่คนไทยหรือชาวพุทธทางเอเชียเท่านั้นที่ยึดถือปฏิบัติในการรักษาศีล แต่เริ่มมีการสนใจและศึกษาพร้อมปฏิบัติ รวมไปถึงการสวดมนต์ภาวนาเข้าทางสายพุทธกันมากขึ้นทั่วโลก ทั้งฝั่งทางยุโรป อเมริกา แคนาดา หรือแม้แต่อัฟริกา ดังนั้นบทอาราธนาศีลในบทความนี้จะมีคำภาษาอังกฤษประกอบให้เพื่ออำนวยความสะดวกกับชาวต่างชาติที่สนใจได้ฝึกหรือคนไทยที่มีเพื่อนต่างชาติและสนใจ ก็สามารถนำไปบอกพวกเขาได้เช่นกัน     ศีลอุโบสถคือ ศีล 8…
View Post

รวมอาหารพื้นเมืองภาคเหนือ สไตล์ล้านนา ลำแต้ๆ

เมนูอาหารภาคเหนือ ที่ใครๆหลายคนชื่นชอบ บางคนอาจคุ้นเคยชื่อเพียงไม่กี่อย่าง แต่ที่จริงแล้ว ยังมีอาหารภาคเหนืออีกหลายเมนูที่น่าลิ้มลอง และอร่อยไม่แพ้อาหารภาคอื่นๆ บทความนี้ได้รวบรวมรายการอาหารท้องถิ่นภาคเหนือ ทั้งที่อาจเคยได้ยิน และไม่เคยได้ยินมาก่อน ให้ทุกคนได้รู้จักและลองไปหาชิมกัน จะได้รู้ว่าอาหารล้านนานั้น ลำขนาด!!  แอ๊บหมู อาหารเหนือท้องถิ่นแต้ๆ ที่หลายคนอาจไม่เคยได้ยิน แอ๊บหมู คืออาหารที่นำเนื้อหมูสดผสมกับไข่ไก่ ซึ่งจะต่างจากแอ๊บอาหารเหนือชนิดอื่นๆ คลุกเคล้ากับเครื่องปรุง แล้วห่อด้วยใบตอง จากนั้นนำไปทำให้สุกด้วยการย่างไฟ โดยการใช้ไฟอ่อนๆ จนข้างในสุก และมีกลิ่นหอมน่ารับประทาน จอผักกาด แกงผักกาดเหนือ หรือ จอผักกาด อาหารพื้นบ้านล้านนา ใช้ผักกาดกวางตุ้งที่กำลังออกดอก…
View Post

รู้จักไซโคพาธ โรคขาดความสำนึกผิด

ไซโคพาธ (Psychopaths) โรคขาดความสำนึกผิด เอาตัวเองเป็นจุดศูนย์กลาง มุ่งเน้นแต่เป้าหมายของตนเอง และทำทุกอย่างเพื่อตอบสนองความต้องการของตัวเองเท่านั้น โดยไม่สนแม้จะต้องทำร้ายใคร หรือจะมีผลกระทบกับใครบ้าง Psychopaths หรือ ไซโคพาธ แปลว่า คนโรคจิต  และถ้าจะให้ความหมายคำว่า โรคจิต แปลว่า โรคทางจิตใจที่มีความผิดปกติของความรู้สึก ความคิด อารมณ์ หรือโรคจิตพฤติกรรมรุนแรงที่ไม่สามารถควบคุมสติได้ (ความหมายจาก พจนานุกรมไทยราชบัณฑิตยสถาน ) เช่น ประสาทหลอน วิกลจริต หลงผิด (โรคจิต ภาษาอังกฤษ psychosis…
View Post